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Al fine di provare la coerenza e congruità dei costi registrati in bilancio è buona norma predisporre e salvare tutta la documentazione che comprova sia la prestazione erogata/acquistata sia il processo di determinazione del prezzo/costo, sia le varie fasi del ciclo degli acquisti, quali preventivi, ordini, contratti, rapporto di eseguito o consuntivazione/sal e ovviamente i documenti fiscali(bolle/fatture). Tali documenti devono essere a disposizione di tutti gli organismi deputati al controllo degli atti della azienda, sia per la struttura del controllo interno, sia per il collegio sindacale ed i revisori legali, sia per polizia tributaria, agenzia delle entrate, Direzione Provinciale del Lavoro, INPS e INAIL. In assenza potrebbe essere più difficile provare esistenza, inerenza congruità e profittevolezza della operazione.